4+ mẹo sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng 

tại sao cần sắp xếp tài liệu

Trang chủ| Blog| Mẹo vặt| 4+ mẹo sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng

Sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng 

Khi chuyển văn phòng thì chúng ta có rất nhiều thứ cần phải làm nhưng đặc biệt quan trọng nhất là phải sắp xếp các tài liệu, hồ sơ quan trọng sao cho việc vận chuyển diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn và thuận tiện hơn khi sắp xếp lại đống tài liệu đó.

Bài viết dưới đây Phúc Hưng sẽ nói rõ hơn cho bạn về tầm quan trọng khi sắp xếp tài liệu và cũng chia sẻ thêm cho các bạn các mẹo để có thể dễ dàng sắp xếp, đóng gói tài liệu dễ dàng hơn tránh bị thất lạc. 

Tầm quan trong việc sắp xếp tài liệu

tại sao cần sắp xếp tài liệu
tại sao cần sắp xếp tài liệu

Những giấy tờ quan trọng của công ty nếu không được sắp xếp cẩn thận sẽ dễ dẫn đến việc lạc mất sẽ rất khó khăn và tốn kém để có thể làm lại những giấy tờ quan trọng ấy.

Vì thế việc sắp xếp tài liệu rất quan trọng vì vậy chúng ta cần phải làm việc đó một cách thận trọng. Bạn sắp xếp một cách gọn gàng, tỉ mỉ sẽ giúp cho việc vận chuyển hay sắp xếp các tài liệu một cách nhẹ nhàng, đơn giản hơn và tránh xảy ra các rủi ro như thất lạc, thiếu các tài liệu, hồ sơ quan trọng của công ty.

Sắp xếp tài liệu một cách cẩn thận sẽ giúp bảo vệ các giấy tờ, sổ sách của công ty không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn cũng cần lưu ý đánh dấu để nhớ trên các thùng tải liệu để tránh bị nhầm lẫn dẫn đến mất thời gian làm trì trệ công việc của bản thân cũng như công ty.

Việc sắp xếp tài liệu sao cho dễ dàng chuyển đi nhất cũng giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Khi bạn đã sắp xếp ổn thỏa hết các loại giấy tờ này bạn sẽ có thời gian để làm những việc khác quan trọng không kém.

Nếu bạn quá bận rộn với công việc hoặc không đủ tự tin với việc sắp xếp tài liệu của mình thì bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Phúc Hưng  

Các mẹo sắp xếp tài liệu khi chuyển văn phòng 

 Bạn cũng có thể tham khảo một số mẹo dưới đây để có thể dễ dàng sắp xếp và đóng gói các tài liệu, sổ sách quan trọng của công ty:

PHÂN LOẠI TÀI LIỆU VÀ SẮP XẾP THEO THỨ TỰ HỢP LÝ

Hình ảnh sắp xếp tài liệu
Hình ảnh sắp xếp tài liệu

  Bạn cần phải phân tài liệu thành 2 loại: thứ nhất là tài liệu quan trọng và thứ hai là tài liệu không cần sử dụng. Đây là công việc quan trong khi sắp xếp tài liệu

Các giấy tờ, biên lai hay hợp đồng cũ đá hết hạn bạn nên sắp xếp và bỏ riêng qua để tránh bị lộn xộn gây khó khăn trong quá trình làm việc của bạn. Còn các tài liệu quan trọng bạn nên bỏ riêng vào bộ hồ sơ để tránh nhầm lẫn với các giấy tờ đã bỏ đi.

 Sau khi phân loại thì bạn cũng nê phân chia và sắp xếp tài liệu, các tập hồ sơ theo thứ tự hợp lý (ví dụ: từ cũ đến mới, theo thứ tự chữ cái, theo số,..). Làm như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm mà không cần mất thời gian tìm đi tìm lại các tập hồ sơ.

ĐỐI VỚI CÁC GIẤY TỜ BẠN HAY SỬ DỤNG

Hình ảnh sắp xếp tài liệu
Hình ảnh sắp xếp tài liệu

Các giấy tờ này thường bạn sẽ đặt trên bàn làm việc hoặc nơi gần bạn để có thể dễ dàng lấy và sử dụng. Các loại giấy tờ này nên gom vào một hộp hoặc thùng carton riêng và đánh dấu bằng tên hoặc kí hiệu của bạn ở bên ngoài. Việc sắp xếp tài liệu gọn gàng ngăn nắp giúp bạn thuận tiện hơn và ít xảy ra tình trạng thất thoát

ĐỐI VỚI GIẤY TỜ BÊN TRONG NGĂN, KỆ VÀ HỘC TỦ CỦA CÔNG TY

Khi sắp xếp tài liệu bạn cùng cần chú ý giấy tờ bên trong ngăn. Đối với loại giấy tờ được sắp xếp và bố trí trên kệ sau khi vận chuyển việc sắp lại tài liệu từng cái một khiến chúng ta sẽ mất nhiều thời gian hơn. Bạn chỉ cần gộp lại theo từng dãy bỏ vào thùng ngăn nắp đúng thứ tự và đánh dấu ở bên ngoài thùng là được.

SCAN TÀI LIỆU

sắp xếp tài liệu
sắp xếp tài liệu


Nếu vẫn còn lo lắng việc tài liệu có thể bị thất lạc hoặc mất trong quá trình vận chuyển thì bạn có thể quét tài liệu và sao lưu vào các ổ đĩa flash, USB hay cloud. Phòng trường hợp các file cứng bị thất lạc, hư hỏng thì bạn có thể chuẩn bị trước các tệp sao lưu bằng scan

Chuyển văn phòng sẽ khá phức tạp nếu như bạn không có kế hoạch hay không biết sắp xếp  tài liệu làm sao cho gọn gàng nhất điều đó sẽ dẫn đến lúng túng và mất rất nhiều thời gian khiến bạn không thể làm những công việc khác.

Nhưng để đảm bảo việc chuyển văn phòng được diễn ra nhanh hơn tránh ảnh hưởng tới công việc thì bạn nên ưu tiên tìm và sử dụng các dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp có nhiều kinh nghiệm trong việc vận chuyển văn phòng.

Phúc Hưng chia sẻ cho các bạn những mẹo trên hi vọng sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức để việc sắp xếp được dễ dàng và nhanh chóng hơn.

VỆ SINH CÔNG NGHIỆP PHÚC HƯNG

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Chat Zalo