Chuyển văn phòng cần chuẩn bị những gì?

Chuyển văn phòng là một quyết định quan trọng, mất nhiều thời gian chuẩn bị và chi phí. Để quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả cần phải có một kế hoạch chi tiết. Vậy chuyển văn phòng là gì? Chuyển văn phòng cần chuẩn bị những gì? Hãy cùng Phúc Hưng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

1. Chuyển văn phòng là gì?  

Chuyển văn phòng là quá trình di dời toàn bộ tài sản, thiết bị, và hồ sơ từ một văn phòng làm việc cũ sang địa điểm văn phòng mới. Quá trình này có thể bao gồm việc tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển và lắp đặt lại các thiết bị, máy móc, bàn ghế, tài liệu và những vật dụng khác của công ty. Chuyển văn phòng thường được thực hiện nhằm mục đích mở rộng, thay đổi môi trường làm việc hoặc đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

2. Chuyển văn phòng cần chuẩn bị những gì?

Có 6 tiêu chí khi chuyển văn phòng cần chuẩn bị:

Vị trí thuê văn phòng mới thuận tiện 

Trước khi chuyển văn phòng từ địa điểm này sang địa điểm khác, các công ty phải tìm văn phòng khác thay thế. Các công ty có thể tìm kiếm văn phòng mới thông qua các kênh thông tin và mạng xã hội. Nếu bạn không có nhiều thời gian để tự mình tìm kiếm, các công ty có thể tranh thủ sự trợ giúp của một nhà môi giới bất động sản. 

Văn phòng mới phải đáp ứng các tiêu chí về vị trí, không gian, tiện nghi cũng như tình hình tài chính của công ty bạn. 

Trong số các yếu tố kể trên, chuyển văn phòng cần chuẩn bị một yếu tố quan trọng không kém là việc xác định thời điểm và địa điểm doanh nghiệp sẽ chuyển dịch. Nghiên cứu vị trí cẩn thận là điều cần thiết, nó quyết định nơi doanh nghiệp của bạn sẽ tồn tại lâu dài.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng 

Khi Chuyển văn phòng cần chuẩn bị lập một kế hoạch cụ thể nhằm tránh tối đa những sai sót trong quá trình vận chuyển. Khi xây dựng kế hoạch này, bạn nên liệt kê rõ ràng các thông tin chuyển văn phòng cần chuẩn bị liên quan đến nhân sự, vật tư, chi phí và thời gian liên quan. Cụ thể: 

• Thời gian dự kiến ​​chuyển văn phòng là bao lâu? 
• Nên thay thế và bổ sung những đồ nội thất nào? 
• Chỗ ngồi cho nhân viên bộ phận 
• Chi phí chuyển văn phòng ước tính: chi phí thuê nhân viên, chi phí vận chuyển và chi phí phát sinh
• Thủ tục, hồ sơ pháp lý liên quan đến việc thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh (nếu cần thiết)

Xác định ngày, giờ chuyển văn phòng 

Thời gian chuyển văn phòng phụ thuộc vào hợp đồng thuê và khả năng vận chuyển đến văn phòng mới. Ngoài ra, việc chuyển văn phòng có thể liên quan đến phong thủy và vận mệnh của người sáng lập. Chọn ngày giờ tốt để chuyển có thể ảnh hưởng đến vận may của công ty. Quá trình này cần đảm bảo không ảnh hưởng đến công việc, tránh chuyển khi có hẹn với đối tác. Thời điểm lý tưởng để chuyển là buổi sáng hoặc trưa, không nên di chuyển vào buổi tối để có đủ thời gian sắp xếp và tránh ảnh hưởng phong thủy.

Liệt kê tài sản và các phương án vận chuyển 

Chuyển văn phòng cần chuẩn bị kiểm kê tài sản và trang thiết bị rõ ràng. Phân loại theo phòng ban giúp tránh nhầm lẫn và sót thiết bị. Các món đồ cần đóng gói và vận chuyển cẩn thận, đảm bảo sắp xếp hợp lý cho văn phòng mới. Chuẩn bị hộp, băng keo, dây đai, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cho đồ đạc của mình, tránh lẫn lộn. Kế hoạch vận chuyển gồm đóng gói, thứ tự di chuyển và phương tiện, với người giám sát theo dõi. Đồ đạc nên được đánh dấu để tránh nhầm lẫn tài sản giữa các nhân viên, bộ phận.

Bàn giao lại mặt bằng văn phòng cũ

Khi chuyển đến văn phòng mới, công ty phải trả lại mặt bằng cho chủ cũ. Ngoài ra, hai bên phải thực hiện các bước cần thiết khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.

Trong quá trình chuyển giao cần chú ý các vấn đề cần có sự xác nhận của các bên liên quan. Tránh các vấn đề pháp lý phát sinh sau quá trình chuyển nhượng.

Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê tài sản sau khi đến văn phòng mới 

Nhiệm vụ cuối cùng của quá trình chuyển văn phòng  là giám sát quá trình vận chuyển và kê khai tài sản khi đến văn phòng mới. Quá trình này gồm các công việc như đóng gói và di chuyển đồ đạc đến các vị trí được chỉ định khi đến văn phòng mới. Việc này sẽ giúp tránh được những vấn đề như hư hỏng, mất mát đồ đạc trong quá trình vận chuyển. 

Sau khi chuyển đồ đạc cần thiết đến văn phòng mới, bạn cần kiểm tra toàn bộ tài sản đã được chuyển đi hay chưa. Sau khi đã kiểm tra đầy đủ tài sản bạn có thể sắp xếp, bố trí văn phòng mới theo kế hoạch của mình.

3. Những lưu ý khi chuyển văn phòng 

Bạn là chủ một công ty và đang có kế hoạch chuyển văn phòng đến một địa điểm mới hoặc mở thêm văn phòng để thuận tiện hơn cho các hoạt động kinh doanh, giao dịch và ký kết hợp đồng. Bạn đang không biết chuyển văn phòng như thế nào để tiết kiệm thời gian và tránh tổn thất tài sản. Dưới đây là những lưu ý khi chuyển văn phòng.

Lập kế hoạch trước khi bạn di chuyển  

Trước khi chuyển văn phòng, bạn phải lập một kế hoạch chi tiết cho việc chuyển văn phòng. Bạn phải xem xét các yếu tố về thời gian, nhân lực và vật lực  kể trên. Ngoài ra, một số yếu tố tâm linh, phong thủy cũng cần được quan tâm. Việc chuẩn bị kế hoạch di dời chi tiết sẽ giúp bạn liệt kê từng công việc và phân công nhiệm vụ phù hợp. 

Để quá trình chuyển đổi địa điểm thương mại diễn ra dễ dàng hơn, dưới đây là một số điều cần lưu ý khi chuyển văn phòng cần chuẩn bị: 

• Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp trên tất cả các tài liệu, trang web, v.v. 
• Đổi điện thoại (nếu cần),  internet, nước 
• Thiết kế và trang trí không gian nội thất trong văn phòng mới 
• Thuê xe di chuyển văn phòng nếu công ty không có xe 
• Bổ sung  nội thất, trang thiết bị văn phòng cho phù hợp với văn phòng mới… 

Lên kế hoạch ngân sách trước khi chuyển văn phòng

Khi chuyển văn phòng cần chuẩn bị lập kế hoạch chi tiết về chi phí và nguồn nhân lực. Việc chuẩn bị trước giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Bạn có thể tham khảo giá từ nhiều công ty chuyển văn phòng khác nhau và chuẩn bị sẵn các khoản phí để tránh phát sinh. Chi phí chuyển văn phòng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như: loại xe thuê, số lượng đồ đạc, khoảng cách vận chuyển và các khoản phí phụ như cầu đường, xăng dầu, phí gửi xe.

4. Dịch vụ vận chuyển văn phòng ở đâu uy tín?

Phúc Hưng được nhiều khách hàng trên thị trường quan tâm và lựa chọn bởi chất lượng dịch vụ và giá cả hợp lý. Khách hàng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng của Phúc Hưng sẽ được hưởng những lợi ích sau: 

• Cam kết làm việc đúng thời gian và đúng tiến độ đã thỏa thuận trong hợp đồng.  
• Chúng tôi cung cấp dịch vụ khảo sát và tư vấn miễn phí để giúp khách hàng chọn gói cước phù hợp nhất. 
• Nhân viên công ty sẽ lập danh sách số lượng tài sản cần vận chuyển, có xác nhận từ công ty để đảm bảo báo giá chính xác. 
• Chúng tôi sẽ đề xuất phương án thi công hiệu quả nhằm tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm thời gian cho khách hàng. 
• Với dịch vụ chuyển văn phòng chất lượng và giá cả cạnh tranh, đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn. 

Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tìm được văn phòng mới phù hợp. Trên đây là những thông tin quan trọng về các bước cần thực hiện khi chuyển văn phòng cần chuẩn bị các tiêu chí mà doanh nghiệp cần chú ý. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn tìm được văn phòng mới cho doanh nghiệp của mình.  Bạn có thể gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 092.722.22.00 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình nhất.